เปิดร้านกาแฟ ต้องเตรียมอะไรบ้าง ไล่ตั้งแต่เอกสาร เครื่อง ต้นทุนต่อแก้ว

ก่อนซื้อเครื่องชงสักเครื่อง ให้ตอบ 3 ข้อนี้ให้ได้ก่อน: ขายแก้วละกี่บาท ขายวันละกี่แก้วถึงจะไม่ขาดทุน และมีเงินสำรองพอจ่ายค่าเช่ากับค่าแรงกี่เดือนถ้าลูกค้ายังไม่มา ร้านกาแฟที่ล้มเร็วมักล้มเพราะตัวเลขสามข้อนี้ไม่เคยถูกคำนวณตั้งแต่ต้น กาแฟอร่อยอย่างเดียวไม่พอจ่ายค่าเช่า

ด้านล่างเรียงตามลำดับที่ควรทำจริง เริ่มจากเลือกรูปแบบร้าน คำนวณต้นทุน ทำเอกสาร ซื้อเครื่อง จนถึงตารางเวลา 12 สัปดาห์ก่อนเปิด

เลือกรูปแบบร้านก่อน เพราะมันกำหนดทุกอย่างที่ตามมา

รูปแบบร้านกำหนดค่าเช่า จำนวนคนทำงาน ไฟฟ้า และขนาดเครื่อง ตารางนี้เป็นกรอบคร่าว ๆ สำหรับเปรียบเทียบ ไม่ใช่ราคากลาง

รูปแบบ	พื้นที่โดยประมาณ	คนทำงาน	ทุนเริ่มต้นโดยประมาณ	เหมาะกับ
รถเข็นหรือบูธเล็ก	2-6 ตร.ม.	1 คน	หลักหมื่นถึงหลักแสนต้น	ทดลองตลาด เงินทุนจำกัด
ร้านหน้าบ้านหรือคีออสก์ในอาคาร	10-25 ตร.ม.	1-2 คน	หลักแสนถึงราว 5 แสน	ทำเลมีคนเดินผ่านเยอะ ขายซื้อกลับ
ร้านนั่งในตึกแถว	40-100 ตร.ม.	2-4 คน	ราว 8 แสนถึงหลายล้าน	ลูกค้านั่งทำงาน ขายขนมคู่กาแฟ
ร้านในปั๊มหรือศูนย์การค้า	ตามสัญญา	2-3 คน	ขึ้นกับค่าแรกเข้าและค่าตกแต่งของเจ้าของพื้นที่	ยอดสม่ำเสมอ แต่แบ่งรายได้หรือค่าเช่าสูง

ถ้าไม่เคยทำร้านมาก่อน แนะนำให้เริ่มจากรูปแบบเล็กที่สุดที่ยังขายได้วันละ 80-120 แก้ว เพราะแก้ข้อผิดพลาดได้ถูกกว่า เมนูที่ขายไม่ออกและทำเลที่ผิดพลาดจะรู้ภายใน 1-2 เดือน ไม่ต้องรอปีหนึ่ง

ต้นทุนต่อแก้วและจุดคุ้มทุน คำนวณก่อนเซ็นสัญญาเช่า

ตัวอย่างสมมติเพื่อให้เห็นวิธีคิด ตัวเลขทุกตัวเป็นสมมติ ให้แทนด้วยราคาจริงที่ได้จากซัพพลายเออร์ของคุณ

อเมริกาโน่เย็นขายแก้วละ 60 บาท

รายการ	ปริมาณต่อแก้ว	ต้นทุนสมมติ (บาท)
เมล็ดกาแฟ (ราคา 600 บาท/กก.)	18 กรัม	10.8
น้ำแข็ง น้ำ	-	2-3
แก้วพลาสติก ฝา หลอด	1 ชุด	3-5
รวมวัตถุดิบและบรรจุภัณฑ์		ราว 17-19

ได้สัดส่วนต้นทุนประมาณ 30% ของราคาขาย ลาเต้เย็นที่ใส่นม 150-180 มล. จะแพงกว่าอเมริกาโน่ เพราะนมแพงกว่าเมล็ดต่อแก้ว ควรตั้งราคาให้ต้นทุนวัตถุดิบไม่เกิน 35-40% ของราคาขายทุกเมนู

ต่อมาคือต้นทุนคงที่ต่อเดือน สมมติร้านคีออสก์เล็ก

• ค่าเช่า 15,000 บาท
• ค่าแรงพนักงานหนึ่งคนบวกเจ้าของ 18,000 บาท
• ค่าไฟ น้ำ อินเทอร์เน็ต 4,000 บาท
• ค่าเสื่อมอุปกรณ์ที่ต้องเก็บไว้เปลี่ยน 3,000 บาท
• ค่าใช้จ่ายจิปาถะและค่าธรรมเนียมแอปชำระเงิน 3,000 บาท

รวมราว 43,000 บาทต่อเดือน กำไรขั้นต้นต่อแก้ว 60 - 18 = 42 บาท จุดคุ้มทุน = 43,000 / 42 ≈ 1,024 แก้วต่อเดือน หรือประมาณ 34 แก้วต่อวันถ้าเปิดทุกวัน

ตัวเลขนี้ดูง่าย แต่ลาเต้ มัทฉะ และเมนูนมมีกำไรต่อแก้วต่างกัน ให้คำนวณจากยอดเฉลี่ยของทุกเมนูที่ขายจริง ไม่ใช้เมนูที่ขายดีที่สุดเมนูเดียว และอย่าลืมว่าวันฝนตกยอดอาจหายไปเกินครึ่ง จึงควรคุ้มทุนที่ระดับที่ร้านทำได้แม้ในวันที่ไม่ดี

เอกสารและกฎหมายที่ต้องจัดการก่อนเปิดจริง

เรื่องเอกสารที่ร้านกาแฟต้องรู้มี 4 เรื่อง

สถานที่จำหน่ายอาหาร ตามกฎหมายสาธารณสุข ร้านที่มีพื้นที่ไม่เกิน 200 ตารางเมตรต้องแจ้งเจ้าพนักงานท้องถิ่นเพื่อขอหนังสือรับรองการแจ้งก่อนเปิดดำเนินการ ส่วนร้านที่เกิน 200 ตารางเมตรต้องขอใบอนุญาต ในกรุงเทพฯ ยื่นที่สำนักงานเขต ต่างจังหวัดยื่นที่เทศบาลหรือ อบต. กรมอนามัยมีคู่มือขั้นตอนการแจ้งสำหรับพื้นที่ไม่เกิน 200 ตารางเมตร ควรอ่านก่อนไปยื่น พื้นที่ที่นับรวมถึงส่วนขาย ส่วนนั่ง ส่วนชงและห้องน้ำที่ต่อเนื่อง จึงวัดให้ครบก่อนว่าร้านอยู่ฝั่งไหนของเส้น 200

การใช้อาคาร ตึกแถวบางหลังมีสัญญาหรือข้อกำหนดการใช้ประโยชน์อาคารที่ไม่รองรับการขายอาหาร ถามเจ้าของอาคารและสำนักงานเขตหรือเทศบาลให้ชัดก่อนวางเงินมัดจำ ถ้าจะดัดแปลงโครงสร้างหรือติดป้ายใหญ่ ต้องเช็กเรื่องใบอนุญาตด้านอาคารเป็นกรณี ๆ

ผู้สัมผัสอาหาร ผู้ประกอบกิจการและคนที่ทำงานสัมผัสอาหารควรผ่านการอบรมด้านสุขาภิบาลอาหาร สอบถามหลักสูตรและหน่วยอบรมที่รับรองกับสำนักงานเขตหรือเทศบาลที่ยื่นแจ้ง

ภาษี ธุรกิจที่มีรายได้จากการขายสินค้าและบริการเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปีต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามข้อมูลของกรมสรรพากร ต้องจดก่อนเริ่มประกอบการหรือภายใน 30 วันหลังรายได้ถึงเกณฑ์ ร้านกาแฟที่ขายวันละ 150 แก้ว แก้วละ 70 บาท จะได้ราว 3.8 ล้านบาทต่อปี จึงเข้าเกณฑ์ได้ไม่ยาก ส่วนการจดทะเบียนพาณิชย์ ภาษีเงินได้ และประกันสังคมของลูกจ้าง ให้ถามนักบัญชีหนึ่งครั้งตอนเริ่มต้น จะประหยัดกว่าแก้ย้อนหลัง

อุปกรณ์ที่ต้องมี แยกตามว่าขาดแล้วเปิดไม่ได้หรือรอได้

ซื้อเฉพาะของที่ขาดไม่ได้ก่อน แล้วเพิ่มตามยอดขายจริง

กลุ่ม	รายการ	ราคาโดยประมาณ	ลำดับความสำคัญ
ต้องมีวันแรก	เครื่องเอสเปรสโซ่ 1-2 หัวกรุ๊ป	หลักหมื่นปลายถึงหลายแสน แล้วแต่ใหม่หรือมือสอง	สูง
ต้องมีวันแรก	เครื่องบดแบบจานบด (burr)	หลักหมื่นถึงราว 6 หมื่น	สูง
ต้องมีวันแรก	เครื่องกรองน้ำ	หลักพันถึงหลักหมื่น	สูง
ต้องมีวันแรก	ตู้แช่นมและของสด	หลักหมื่น	สูง
ต้องมีวันแรก	เครื่องทำน้ำแข็งหรือจัดซื้อน้ำแข็งสะอาด	ซื้อเครื่องหลักหมื่น หรือสั่งรายวัน	สูง
เพิ่มทีหลังได้	เครื่องปั่น เครื่องตีฟองนมแยก	หลักพันถึงหลักหมื่น	กลาง
เพิ่มทีหลังได้	เครื่องชงดริปหรือเครื่องอุ่นขนม	หลักพันถึงหลักหมื่น	ต่ำ

เครื่องบดสำคัญเท่ากับเครื่องชง เพราะขนาดบดที่ไม่คงที่ทำให้ช็อตเปลี่ยนรสทุกชั่วโมง ดูหลักการสกัดที่ กระบวนการชงกาแฟ ก่อนคุยกับผู้ขายเครื่อง เพื่อถามให้ตรงจุดว่าเครื่องคุมอุณหภูมิน้ำได้แค่ไหน

เรื่องไฟฟ้า เครื่องเอสเปรสโซ่ ตู้แช่ เครื่องทำน้ำแข็ง และแอร์ใช้กำลังไฟพร้อมกัน ให้ขอสเปกกำลังไฟของเครื่องทุกเครื่องจากผู้ขาย แล้วให้ช่างไฟตรวจว่ามิเตอร์ที่ร้านรับไหวหรือไม่ ถ้าต้องขยายมิเตอร์ ต้องนับเวลาและค่าใช้จ่ายเข้าไปในแผนด้วย

เมนูเริ่มต้นและเมล็ดกาแฟที่ใช้ทั้งร้าน

ร้านเปิดใหม่ควรมี 8-12 เมนู แบ่งเป็นเอสเปรสโซ่ร้อน 2-3 เมนู (เอสเปรสโซ่ อเมริกาโน่ ลาเต้) เมนูเย็น 3-4 เมนู เมนูไม่ใช่กาแฟ 2-3 เมนู (ชาไทย โกโก้ หรือมัทฉะ) และของว่างหนึ่งถึงสองอย่าง เหตุผลคือทุกเมนูที่เพิ่มมาต้องมีนมหรือไซรัปที่อาจหมดอายุก่อนขายหมด ความแตกต่างของลาเต้กับคาปูชิโน่ที่ลูกค้าถามบ่อย อธิบายไว้ใน ลาเต้กับคาปูชิโน่

เมล็ดกาแฟ เริ่มจากเมล็ดคั่วกลางที่ชงเป็นเมนูนมได้ดี ไม่เปรี้ยวแหลมเมื่อเทียบกับคั่วอ่อน ดูระดับคั่วเพิ่มได้ที่ ระดับการคั่วกาแฟ ขอตัวอย่างจากโรงคั่ว 2-3 ราย ชงด้วยเครื่องของร้านเองแล้วชิมกับเมนูนมจริง ก่อนสั่งถุงใหญ่ สั่งทีละ 1-2 กิโลกรัมต่อสัปดาห์ เพราะเมล็ดคั่วสดเหมาะใช้ภายใน 2-6 สัปดาห์หลังคั่ว สต็อกที่ค้างนานรสจะแบน

ถ้าอยากมีเมนูชานมเป็นตัวช่วยยอด วิธีทำฐานชาเข้มที่ชงล่วงหน้าได้ดูใน ชานมโฮมเมด

ทำเลและผังร้าน สองอย่างที่แก้ทีหลังแพงที่สุด

ก่อนเช่า ลองยืนหน้าที่ว่างช่วง 7:00-9:00 และ 16:00-18:00 ทั้งวันธรรมดาและวันหยุด นับคนที่เดินผ่านหรือขับผ่านใน 30 นาที และดูว่ามีกี่คนที่ถือแก้วกาแฟ จำนวนนี้บอกได้ชัดกว่าคำบอกเล่าของเจ้าของที่

ผังหลังเคาน์เตอร์ให้เรียงตามลำดับงาน: รับออเดอร์และชำระเงิน ตามด้วยบดและชงช็อต ตีนม แล้วจบที่จุดส่งแก้ว คนชงควรหันไปหยิบน้ำแข็ง นม และแก้วได้โดยไม่ต้องก้าวเท้า ผังที่ไม่ดีทำให้ช่วงเร่งด่วนคิวยาวทั้งที่เครื่องว่าง

เรื่องน้ำ ต้องมีอ่างล้างที่ใช้ล้างอุปกรณ์ชงโดยเฉพาะ และท่อระบายที่รับน้ำจากเครื่องทำน้ำแข็งได้ ตรวจก่อนเช่าว่าท่อทำได้จริง

นมและของสด เก็บให้ปลอดภัยตั้งแต่วันแรก

ร้านกาแฟใช้นมเยอะ จึงเสี่ยงที่สุดเรื่องอาหารเสีย กฎพื้นฐานจากหน่วยงานความปลอดภัยอาหารของสหรัฐฯ (USDA FSIS) คืออาหารที่เสียง่ายไม่ควรอยู่ในช่วงอุณหภูมิ 40-140 องศาฟาเรนไฮต์ (ประมาณ 4-60 องศาเซลเซียส) เกิน 2 ชั่วโมง และเกิน 1 ชั่วโมงถ้าอากาศร้อนเกิน 90 องศาฟาเรนไฮต์ (ราว 32 องศาเซลเซียส) ซึ่งเป็นสภาพของร้านในไทยแทบทั้งปี

ที่ร้านกาแฟนำไปใช้ได้คือ

• ตู้แช่ตั้งอุณหภูมิไว้ที่ราว 4 องศาเซลเซียสหรือต่ำกว่า และมีเทอร์โมมิเตอร์ติดไว้ดูทุกเช้า
• เหยือกนมที่ใช้ตีฟองแล้วไม่เทกลับขวดเดิม
• นมที่ตั้งบนเคาน์เตอร์หลังเครื่องชงที่ร้อนอยู่ ไม่ควรตั้งทิ้งไว้ ให้หยิบออกมาทีละเหยือก
• ติดป้ายวันที่เปิดขวดบนนมและไซรัปทุกขวด ใช้ก่อนหมดก่อน

ตารางเตรียมตัว 12 สัปดาห์ก่อนเปิดร้าน

สัปดาห์	งานหลัก
1-2	ตัดสินใจรูปแบบร้าน คำนวณต้นทุนต่อแก้วและจุดคุ้มทุน เก็บข้อมูลทำเล
3-4	ถามสำนักงานเขตหรือเทศบาลเรื่องแจ้งสถานที่จำหน่ายอาหารและการใช้อาคาร แล้วจึงเซ็นสัญญาเช่า
5-6	ขอใบเสนอราคาเครื่องและตู้แช่ 2-3 ราย ตรวจระบบไฟ น้ำ ท่อ
7-8	ยื่นแจ้งสถานที่จำหน่ายอาหาร ตกแต่ง ติดตั้งเครื่อง
9-10	ฝึกชงด้วยเครื่องจริง ทดสอบสูตรทุกเมนูและตั้งราคา อบรมผู้สัมผัสอาหาร
11	เปิดทดลองให้คนรู้จัก ตรวจเวลาออกแก้วและของเสีย
12	เปิดจริง แล้วทบทวนตัวเลขทุกสัปดาห์ในเดือนแรก

เงินสำรองและสิ่งที่ควรตัดสินใจวันนี้

กฎที่ปลอดภัยคือเก็บเงินสดไว้อย่างน้อย 3 เท่าของต้นทุนคงที่ต่อเดือน จากตัวอย่างข้างบนคือราว 130,000 บาท นอกเหนือจากเงินลงทุนเครื่องและตกแต่ง สองถึงสามเดือนแรกมักเป็นช่วงที่ลูกค้าประจำยังไม่เกิด ร้านที่เปิดด้วยเงินสดพอดีมักต้องลดคุณภาพวัตถุดิบเมื่อเงินตึง ซึ่งทำให้ลูกค้าหายต่อไปอีก

ทางเริ่มต้นสำหรับร้านแรก

• ถ้ายังไม่เคยขายกาแฟ เริ่มจากบูธหรือคีออสก์เล็กและฝึกชงอย่างน้อย 2-4 สัปดาห์
• ถ้าทำเลมีคนผ่านเยอะ แต่ที่นั่งน้อย ทำเมนูซื้อกลับเป็นหลัก ลดค่าเช่าและค่าตกแต่ง
• ถ้าจะทำร้านนั่ง ลงเงินกับเครื่องบดและระบบน้ำก่อนของตกแต่ง เพราะลูกค้ากลับมาเพราะรสกาแฟ

คำถามเรื่องใบแจ้งและค่าธรรมเนียมในพื้นที่จริง ถามที่งานสาธารณสุขของสำนักงานเขตหรือเทศบาลที่ร้านตั้งอยู่ ส่วนเรื่องภาษีและบัญชีให้นักบัญชีช่วยดูหนึ่งครั้งก่อนเปิด